Neue gesetzliche Regelungen zum Homeoffice in Spanien

am 23. September 2020 wurde im spanischen Staatsanzeiger (BOE) das Königliche Gesetzesdekret, Real Decreto 28/2020 vom 22. September 2020 zur Regelung von Fernarbeit (Homeoffice) veröffentlicht, das 20 Tage nach seiner Veröffentlichung in Kraft trat. Es sei darauf hingewiesen, dass das Gesetz für bestehende Fernarbeit eine Frist von drei Monaten für die Formalisierung der Vereinbarung oder die Anpassung der bestehenden Vereinbarung vorsieht (außer wenn sie sich aus Tarifverhandlungen ergibt).

Dieses neue Königliche Gesetzdekret beendet die bestehende Unregelmäßigkeit in Spanien und damit den veralteten Artikel 13 des Spanischen Arbeitnehmerstatutes aktualisiert. Grund: aufgrund der Covid-19 Pandemie arbeiteten in Spanien zeitweilig mehr als drei Millionen Arbeitnehmer im sogenannten Homeoffice.

1. Die Definition des Begriffs “Homeoffice“

Die dem Begriff des Homeoffice gegebene Definition ist von besonderem Wert, da nur bei Homeoffice die Bestimmungen der Norm eingehalten werden sollten. So definiert die Norm als Homeoffice die Form der Arbeitsorganisation oder der Ausübung der Arbeitstätigkeit, die dem Arbeitnehmer zu Hause oder an dem von ihm gewählten Ort während des gesamten oder eines Teils seines Arbeitstages regelmäßig zur Verfügung gestellt wird. Es wird davon ausgegangen, dass eine Regelmäßigkeit gegeben ist, wenn in einem Bezugszeitraum von drei Monaten mindestens 30 Prozent des Arbeitstages in diesem Format durchgeführt werden (oder der entsprechende proportionale Prozentsatz, je nach Vertragsdauer). Das heißt, bei einem Basisvertrag von 40 Stunden und fünf Tagen pro Woche entspräche dies 1 UND EINEM HALBEN TAG. Dies bedeutet, dass das Unternehmen “Homeoffice” an einem Tag in der Woche anbieten kann, OHNE die übrigen gesetzlichen Verpflichtungen erfüllen zu müssen. Darüber hinaus impliziert das Konzept des Homeoffice die ausschließliche oder überwiegende Verwendung von Computer-, Telematik- und Telekommunikationsmitteln und -systemen.

In Bezug auf Minderjährige unter 18 Jahren und für Praktika sowie Ausbildungs- und Lehrverträge ist vorgesehen, dass ein Homeoffice-Abkommen nur dann möglich sein wird, wenn mindestens 50 Prozent der erbrachten Leistungen garantiert persönlich erbracht werden.

2. Merkmale des Homeoffice-Abkommens

• Freiwilligkeit der Regelung: Der Arbeitnehmer kann kein Homeoffice auferlegen ebenso wenig wie der Arbeitgeber. Es kann daher nicht durch eine wesentliche Änderung der Arbeitsbedingungen auferlegt werden, alles unbeschadet des Rechts auf Homeoffice, das gesetzlich oder durch Tarifverhandlungen anerkannt werden kann.
• Das Homeoffice ist für beide Parteien umkehrbar und erfordert die Unterzeichnung einer ausdrücklichen schriftlichen Vereinbarung, für die das Gesetz einen Mindestinhalt vorsieht, der durch Tarifverhandlungen ausgeweitet werden kann. Eine einfache Kopie dieser Vereinbarung muss den gesetzlichen Vertretern der Arbeitnehmer innerhalb von 10 Tagen nach Unterzeichnung ausgehändigt und an das Arbeitsamt geschickt werden.
• Unbeschadet der Bestimmungen von Tarifverträgen oder Vereinbarungen muss die Vereinbarung einen verbindlichen Mindestinhalt umfassen, wie zum Beispiel Inventar, Auflistung der Kosten, Arbeitszeitplan des Arbeitnehmers, etc. Jede Änderung muss ebenfalls schriftlich vereinbart werden und wird der Rechtsvertretung mitgeteilt. Diese Vereinbarung kann gleichzeitig mit dem Beginn des Arbeitsverhältnisses oder zu einem späteren Zeitpunkt unterzeichnet werden, jedoch immer vor Beginn des Homeoffice.
• Die Weigerung des Arbeitnehmers, im Homeoffice zu arbeiten und/oder sein Recht auf Rückgängigmachung dessen persönlich auszuüben, kann kein Grund für eine Entlassung sein.
• Das Versäumnis, diese schriftliche Vereinbarung in den Bedingungen und mit den rechtlichen Anforderungen zu formalisieren, gilt als schwerer Verstoß, der mit einer Geldstrafe von 626 bis 6.250 EUR geahndet wird.
• Mitarbeiter, die 100 Prozent ihres Arbeitstages im Homeoffice arbeiten, haben vorrangigen Zugang zu Positionen, die ganz oder teilweise persönlich ausgeführt werden können, wofür das Unternehmen sie über die offenen Stellen informieren muss. Der Vertrag, der das Arbeits­verhältnis regelt, wird das Recht auf digitale Abschaltung festschreiben.
• Das Königliche Gesetzesdekret garantiert Gleichbehandlung und Nichtdiskriminierung in dieser Form der Arbeit gegenüber den Arbeitnehmern vor Ort.
• Das Unternehmen muss dem Arbeitnehmer alle Mittel zur Verfügung stellen, die für die Ausübung seiner Funktionen erforderlich sind (ein Inventar muss in der Homeoffice-Vereinbarung erstellt werden). Die Vereinbarung über Homeoffice muss die Auflistung der Kosten, die Quantifizierung der Entschädigung sowie den Zeitpunkt und die Art und Weise ihrer Durchführung enthalten, die, falls vorhanden, den diesbezüglichen Bestimmungen in den Tarifverhandlungen entsprechen müssen.
• Flexibilität bei ihren Arbeitszeiten, aber immer in Übereinstimmung mit den Bestimmungen des Homeoffice-Abkommens und den Bestimmungen der Tarif­ver­handlungen. Der Zeitnachweis gilt auch für sie und muss den Beginn und das Ende des Arbeitstages sowie die Tätigkeitszeiten enthalten.
• Zum Schutz der Privatsphäre und der persönlichen Daten von Homeoffice-Mitarbeitern verbietet das Gesetz dem Unternehmen, von ihnen zu verlangen, dass sie Programme oder Anwendungen auf ihren eigenen Geräten installieren und diese für ihre Arbeit im Auftrag anderer nutzen.
• Das Unternehmen muss die Einhaltung der Vorschriften zur Verhütung berufsbedingter Risiken sicherstellen und die Besonderheiten dieser Organisationsform bei der Planung seiner präventiven Tätigkeit berücksichtigen. Es muss ausschließlich den Bereich beurteilen, den der Homeoffice-Mitarbeiter für die Ausübung seiner Arbeit (sei es zu Hause oder an einem anderen Ort) vorgesehen hat; wenn es für die Einholung der erforderlichen Informationen unerlässlich ist, diesen Ort zu besuchen, muss ein Bericht zur Rechtfertigung des Besuchs erstellt werden, der den Präventionsdelegierten und dem Arbeitnehmer selbst ausgehändigt wird; in jedem Fall ist für einen solchen Besuch die Zustimmung des Arbeitnehmers erforderlich, wenn es sich um seinen Wohnort oder den eines Dritten handelt. Wird eine solche Genehmigung nicht erteilt, so kann die präventive Tätigkeit vom Unternehmen auf der Grundlage der Bestimmung der Risiken durchgeführt werden, die sich aus einer vom Arbeitnehmer durchzuführenden Selbstbewertung ergeben, die gemäß den Anweisungen des Präventionsdienstes durchzuführen ist.
• Das Recht der Arbeitnehmer, ihre kollektiven Rechte aus der Ferne auszuüben, wird anerkannt.

Wenn als Folge der in Artikel 5 des Königlichen Gesetzeserlasses 8/2020 vom 17. Märzenthaltenen Maßnahmen und als Folge der aus der COVID-19 Pandemie abgeleiteten Maßnahmen zur Eindämmung des Gesundheitsrisikos und während der Geltungsdauer derselben Homeoffice angewendet wird, ist dieser Königliche Gesetzeserlass nicht anwendbar, aber die Unternehmen sind verpflichtet, die erforderlichen Mittel, Ausrüstungen, Werkzeuge und Verbrauchsmaterialien bereitzustellen und zu unterhalten, wobei im Rahmen von Tarifverhandlungen die Formen der Entschädigung für die Kosten festgelegt werden können, die diese Form der Arbeit für den Arbeitnehmer mit sich bringt, sofern sie existieren und nicht bereits entschädigt wurden.

Die internationale Kanzlei Dr. Frühbeck Abogados, S.L.P. steht Ihnen gerne zur Verfügung und bietet Ihnen alle Unterstützung und Rechtsberatung, die Sie benötigen an, um das Thema HOMEOFFICE mit Ihren Mitarbeitern zu regeln.

Textautorin ist Elena Bello von der Kanzlei Dr. Frühbeck Abogados.