In den letzten Jahren hat der spanische Rechtsrahmen im Bereich der Compliance (Regelkonformität) einen tiefgreifenden Wandel erfahren. Während Compliance traditionell mit großen Unternehmen in Verbindung gebracht wurde, sind kleine Unternehmen zunehmend verpflichtet, Protokolle, Kontrollen und Richtlinien einzuführen, die die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften in allen Geschäftsbereichen gewährleisten.
Jüngste gesetzliche Änderungen, die Digitalisierung der Geschäftsprozesse, die Reform des Strafgesetzbuches sowie die Zunahme von Kontrollen durch die Behörden erfordern von kleinen Unternehmen einen präventiven Ansatz, um Sanktionen, strafrechtliche Verantwortlichkeit und finanzielle Risiken zu vermeiden.
Warum ist Compliance für kleine Unternehmen unverzichtbar?
Obwohl KMU mehr als 95 % der spanischen Unternehmenslandschaft ausmachen, gehen viele fälschlicherweise davon aus, dass Compliance ausschließlich großen Konzernen vorbehalten ist. Die aktuelle Gesetzgebung verpflichtet jedoch alle Unternehmen ohne Ausnahme dazu, Präventionsmechanismen einzuführen, die an ihre Größe und Risiken angepasst sind.
Zu den wichtigsten Gründen gehören:
Strafrechtliche Verantwortlichkeit des Unternehmens: Das Strafgesetzbuch erlaubt es, auch kleine Unternehmen zur Verantwortung zu ziehen, wenn sie nicht über angemessene Kontrollmechanismen verfügen.
Zunahme von Inspektionen und Sanktionen durch die Arbeitsinspektion, die Sozialversicherung und die Steuerbehörde.
Neue Anforderungen in den Bereichen Datenschutz, Arbeitsschutz, Gleichstellung und Transparenz.
Anforderungen von Kunden und Lieferanten, insbesondere bei der Teilnahme an Ausschreibungen oder Verträgen mit großen Unternehmen.
Compliance-Checkliste 2025
1. Datenschutz (DSGVO und LOPDGDD)
Kleine Unternehmen unterliegen uneingeschränkt den europäischen und spanischen Datenschutzvorschriften.
Aktuelles Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.
Auftragsverarbeitungsverträge mit Dienstleistern.
Risikobewertung und Sicherheitsmaßnahmen.
Ordnungsgemäß formulierte Einwilligungen, Klauseln und Richtlinien.
Datenschutzerklärung und Impressum auf der Website.
Protokolle zur Ausübung der Betroffenenrechte (ARCO-POL).
Meldung von Sicherheitsverletzungen innerhalb von 72 Stunden.
2. Arbeitsschutz (PRL)
Alle Unternehmen, auch solche mit nur einem Mitarbeitenden, müssen über Folgendes verfügen:
Gefährdungsbeurteilung am Arbeitsplatz.
Verpflichtende, arbeitsplatzbezogene Schulungen.
Schutzausrüstung und Sicherheitsprotokolle.
Notfallplan.
3. Strafrechtliche Compliance
Seit der Reform des Strafgesetzbuches können KMU für Straftaten, die von Geschäftsführern oder Mitarbeitenden begangen werden, strafrechtlich verantwortlich gemacht werden. Sie müssen verfügen über:
An die Tätigkeit angepasste strafrechtliche Risikokarte.
Interne Kontrollen und Verfahren.
Protokoll zur Entscheidungsfindung.
Regelmäßige Überwachung und dokumentierte Nachweise.
Schulungen zu Ethik und unternehmerischer Verantwortung.
4. Hinweisgebersystem (Gesetz 2/2023)
Seit 2023 sind Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitenden verpflichtet, ein internes Meldesystem einzuführen.
Kleinere Unternehmen können jedoch indirekt verpflichtet sein, beispielsweise wenn sie mit großen Unternehmen zusammenarbeiten oder an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen.
Empfohlen für KMU, weil:
Administrative und strafrechtliche Risiken verhindert werden
Die interne Transparenz gestärkt wird
Das Vertrauen von Mitarbeitenden und Dritten verbessert wird
5. Gleichstellung und Anti-Belästigungsprotokoll
Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitenden sind nicht verpflichtet, einen Gleichstellungsplan zu haben, müssen jedoch verfügen über:
Protokoll zur Prävention sexueller Belästigung und Belästigung aufgrund des Geschlechts.
Grundlegende Gleichstellungsmaßnahmen.
Entgeltregister.
6. Steuer- und Rechnungslegungs-Compliance
Die verstärkte Kontrolle durch die Steuerbehörde erfordert von KMU die Sicherstellung von:
Ordnungsgemäßer Abgabe von Umsatzsteuer-, Körperschaftsteuer- und Einkommensteuererklärungen.
Aktuellen Buchhaltungsunterlagen.
Aufzeichnungen über wirtschaftliche Transaktionen.
Dokumentarischer Nachweis von Ausgaben und Abzügen.
7. Digitale Compliance und Cybersicherheit
Die digitale Transformation macht die Einhaltung technologischer Vorschriften unverzichtbar. Empfohlene Maßnahmen sind:
Interne Sicherheitsrichtlinien.
Zugriffs- und Passwortkontrollen.
Datensicherungen und Verschlüsselung sensibler Daten.
Cybersicherheitsschulungen für Mitarbeitende.
„Compliance 2025: Unverzichtbare Checkliste für kleine Unternehmen“
Das Jahr 2025 ist durch mehrere regulatorische Aktualisierungen gekennzeichnet, die insbesondere KMU betreffen:
Strengere Kontrollen im Bereich Datenschutz und Sicherheitsvorfälle.
Verstärkte Inspektionen im Bereich Arbeitsschutz und Beschäftigung.
Neue Verpflichtungen zur digitalen Rückverfolgbarkeit in bestimmten Branchen.
Erhöhung der Sanktionen bei dokumentarischen Verstößen.
Wie können wir Ihrem Unternehmen helfen?
Bei Dr. Frühbeck Abogados unterstützen wir KMU und Familienunternehmen bei der umfassenden Implementierung von Compliance-Programmen, die an ihre Größe, Branche und ihr Risikoprofil angepasst sind.
Unsere Dienstleistungen umfassen:
Compliance-Diagnose und Risikoanalyse.
Implementierung von strafrechtlichen und unternehmensweiten Compliance-Programmen.
Beratung zu Datenschutz, Arbeitsschutz und Gleichstellung.
Erstellung interner Richtlinien und Unternehmenshandbücher.
Fachliche Schulungen für Geschäftsführung und Mitarbeitende.
Unterstützung bei Inspektionen und Sanktionsverfahren.
Kontaktieren Sie uns, damit wir Ihnen helfen können, Ihr Unternehmen zu schützen, rechtliche Risiken zu vermeiden und die Einhaltung der Vorschriften effizient sicherzustellen.